Cómo tratar con las desviaciones del presupuesto

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Por Mark P. Holtzman

Una de las ventajas de la presupuestación flexible es que le ayuda a comprender los motivos de las desviaciones de su empresa y las diferencias entre los importes reales y presupuestados.

Indique siempre si una variación es favorable o desfavorable. Una variación se considera generalmente favorable si mejora los ingresos netos y desfavorable si disminuye los ingresos. Por lo tanto, cuando los ingresos reales exceden los importes presupuestados, la desviación resultante es favorable. Cuando los ingresos reales son inferiores a los importes presupuestados, la desviación es desfavorable.

Por otro lado, cuando los gastos reales exceden los gastos presupuestados, la varianza resultante es desfavorable; cuando los gastos reales son inferiores a los gastos presupuestados, la varianza es favorable.

Los contables suelen expresar desviaciones favorables como números positivos y desviaciones desfavorables como números negativos. Sin embargo, algunos contadores y libros de texto de contabilidad gerencial evitan expresar cualquier valor de varianza como negativo, pero siempre anotan si una varianza es favorable o desfavorable. Otros contadores (y libros de texto) llaman a las desviaciones positivas cuando la cantidad real excede el presupuesto y negativas cuando la cantidad real es menor que el presupuesto.

En este caso, una variación positiva de las ventas sería favorable porque las ventas fueron más altas de lo esperado. Sin embargo, una variación positiva de los costos sería desfavorable porque los costos son más altos de lo esperado (lo que perjudica el ingreso neto). Expresar las variaciones como positivas cuando son favorables a los ingresos y negativas cuando son desfavorables a los ingresos. Aún así, tenga especial cuidado en indicar si cada variación es favorable o desfavorable para el ingreso neto.

La administración debe investigar la causa de las variaciones presupuestarias significativas. Aquí hay algunas posibilidades:

  • Cambios en las condiciones: Por ejemplo, un proveedor puede haber subido los precios, haciendo que los costes de la empresa aumenten.
  • La calidad de la gestión: El cuidado especial para reducir los costos puede resultar en variaciones favorables. Por otro lado, el descuido de la gerencia puede hacer que aumenten las variaciones desfavorables.
  • Pésimo presupuesto: Un presupuesto poco realista y ambicioso puede causar variaciones negativas.

No se deje engañar pensando que las variaciones presupuestarias favorables siempre son buenas noticias. Las medidas de reducción de costos reflejadas en una variación favorable pueden en realidad perjudicar la calidad de los productos terminados. Los altos directivos pueden haber preferido que la empresa haya gastado más en mejores materiales y vendido productos de mayor calidad.

Muchos gerentes usan un sistema llamado administración por excepción. Investigan las mayores variaciones, ya sean favorables o desfavorables, e ignoran el resto. Esta estrategia ayuda a los gerentes a concentrarse en las posibles áreas problemáticas de las operaciones.

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