Cómo reportar los gastos de operación

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Por John A. Tracy

Por debajo de la línea de margen bruto en una cuenta de pérdidas y ganancias interna, las prácticas de información varían de una empresa a otra. No hay un patrón estándar. Una pregunta es muy importante: ¿Cómo deben presentarse los gastos de explotación de un centro de beneficio en su informe PyG?

No hay una respuesta autorizada a esta pregunta. Los diferentes negocios reportan sus gastos de operación de manera diferente en sus estados de pérdidas y ganancias internos. Una opción básica para reportar gastos operativos es entre la base del objeto de gasto y la base del comportamiento de costos.

Con mucho, la manera más común de presentar los gastos de consumo en el informe PyG de un centro de beneficio es listarlos según la base del objeto de gastos. Esto significa que los gastos se clasifican de acuerdo a lo que se compra (el objeto del gasto) – tales como sueldos y salarios, comisiones pagadas a los vendedores, alquiler, depreciación, costos de envío, impuestos sobre bienes raíces, publicidad, seguros, servicios públicos, suministros de oficina, costos de teléfono, etc.

Para ello, los gastos de explotación de la empresa deben registrarse de manera que estos costes puedan rastrearse hasta cada uno de sus distintos centros de beneficio. Por ejemplo, los salarios de los empleados de las personas que trabajan en un determinado centro de beneficio se registran como pertenecientes a ese centro de beneficio.

La base de objeto de gastos para la gestión de informes de costes operativos a los responsables de los centros de beneficio es práctica. Y esta información es útil para el control de gestión porque, en términos generales, el control de costes se centra en los artículos concretos que compra la empresa.

Por ejemplo, un responsable del centro de beneficio analiza los salarios y los gastos salariales para decidir si se necesita personal adicional o menos en relación con los niveles de ventas actuales y previstos. Un gerente puede examinar los gastos del seguro contra incendios en relación con los tipos de bienes que están siendo asegurados y sus riesgos de pérdidas por incendio. A efectos de control de costes, la base de objeto de gastos funciona bien.

Pero, hay una desventaja. Este método para notificar costes operativos a los responsables de centros de beneficio oculta el factor más importante para obtener beneficios: el margen. Los gerentes necesitan saber absolutamente el margen.

El primer y generalmente mayor gasto variable al realizar ventas es el costo de los bienes vendidos (para las compañías que venden productos). Además del costo de ventas, un gasto variable obvio, los negocios también tienen otros gastos que dependen del volumen de ventas (cantidades vendidas) o del monto en dólares de las ventas (ingresos por ventas).

Prácticamente todas las empresas tienen gastos fijos que no son sensibles a la actividad de ventas, al menos no a corto plazo. Por lo tanto, tiene sentido tomar los gastos operativos clasificados de acuerdo al objeto de gasto y clasificar cada gasto en variable o fijo. Habría una etiqueta variable o fija en cada gasto.

La principal ventaja de separar los gastos operativos entre variables y fijos es que el margen puede ser reportado. El margen es el importe residual después de que todos los gastos variables de realización de ventas se deducen de los ingresos por ventas. En otras palabras, el margen es igual a beneficio después de deducir todos los costes variables de los ingresos por ventas, pero antes de deducir los costes fijos de los ingresos por ventas. El margen se compara con los costes fijos totales del período.

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