Cómo registrar los gastos y las pérdidas de una empresa

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Por John A. Tracy

Para obtener ganancias, los gerentes de negocios tienen que controlar los gastos. Esta tarea requiere una gran cantidad de información sobre cómo registrar los gastos y las pérdidas. ¿Cuántas cuentas de gastos debe mantener una empresa? No hay una respuesta fácil a esta pregunta.

Para tener una idea de la amplia gama de gastos que un negocio puede tener y, por lo tanto, debe contabilizar, imagínese un negocio con ingresos anuales por ventas de 10 millones de dólares. Con tantos ingresos, usted sabe que esta compañía no es una operación pequeña y de escaparate. El negocio tiene probablemente más de 50 empleados y cientos o miles de clientes. Puede tener varias ubicaciones, y paga impuestos sobre la propiedad de sus bienes raíces.

La empresa puede fabricar los productos que vende, o puede ser un minorista que compra productos en condiciones para su reventa. Lo más probable es que compre una cobertura de seguro para protegerse contra varios riesgos. También es probable que anuncie los productos que vende. Para un negocio de 10 millones de dólares como este, usted puede esperar encontrar varios cientos de cuentas de gastos diferentes – incluso miles o más es posible.

La mayoría de los negocios con ingresos anuales por ventas de $10 millones tienen gastos anuales totales de más de $9 millones, o más del 90 por ciento de sus ingresos por ventas. Pocas empresas ganan un 10 por ciento o más de ganancias en sus ingresos por ventas. Se necesitan muchas cuentas para llevar un registro de más de 9 millones de dólares en gastos.

Los contadores registran los gastos disminuyendo los activos o aumentando los pasivos. Se abonan muchos activos y pasivos diferentes al realizar las entradas de gastos. Los montos registrados para ciertos gastos no son definitivos ni claros. Para complicar aún más las cosas, las responsabilidades utilizadas para registrar ciertos gastos son difíciles de entender.

El resumen a continuación compara los gastos con las cuentas de balance que se acreditan al registrar los gastos. Por ejemplo, al registrar los gastos del precio de coste de las mercancías, se abona la cuenta de activos fijos de inventario. Muchos gastos diferentes se registran cuando se hacen los desembolsos en efectivo para los gastos. Esto muestra que una cuenta de gastos específica se registra cuando se realiza un pago en efectivo. El gasto podría ser uno de muchos en el plan de cuentas de la empresa.

Cuentas de balance acreditadas para registrar los gastos.

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