Cómo organizar los registros contables de su empresa

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Por Lita Epstein

Mantenerse organizado es crítico para una contabilidad eficiente y precisa. Organice sus registros de contabilidad decidiendo qué guardar y cómo encontrar información rápidamente cuando la necesite. Todo lo que usted hace en su negocio genera papeleo que fácilmente puede llegar a ser abrumador si no lo mantiene bajo control.

Si informatiza su contabilidad, es posible que no necesite guardar tanto papel, pero aún así querrá un registro en papel en caso de que algo le ocurra a los registros de su computadora o necesite la información de respaldo para una transacción que se cuestione en una fecha posterior.

Obviamente, los archivadores son los lugares donde usted almacenará la mayor parte de sus registros del año en curso y del año anterior. Los archivos más antiguos se pueden almacenar en cajas en un almacén o en un almacén si no hay espacio en los archivadores. La forma en que configure los archivos puede ser crítica para su capacidad de encontrar algo cuando lo necesite.

Métodos de almacenamiento de la contabilidad

Muchos contables utilizan cuatro métodos diferentes para almacenar la información contable:

  • Carpetas de archivos: se utilizan para archivar información de facturas, pagos y contratos sobre proveedores; información sobre empleados individuales, como formularios y datos relacionados con la nómina; e información sobre cuentas de clientes individuales.
  • Encuadernadoras de tres anillos: El Plan de cuentas, el Libro Mayor y los Diarios se guardan normalmente en carpetas de tres anillos. Incluso si usted utiliza un sistema de contabilidad computarizado, es una buena idea mantener una copia de esto para el mes más recientemente cerrado y el mes actual en copia impresa en caso de que su sistema informático se caiga y necesite revisar rápidamente la información.
  • Archivos expansibles: Estos tipos de archivos son buenos para administrar las facturas pendientes y la actividad de los proveedores. Puede obtener archivos ampliables por orden alfabético para la gestión de facturas de proveedores y pedidos pendientes. Puede utilizar archivos ampliables de 30 días y 12 meses para administrar las facturas pendientes y, a medida que llegan, puede colocarlos en el archivo de 12 meses del mes en que vencen. Luego, mueva las facturas del mes actual al archivo de 30 días para el día en que venzan. Es posible que pueda evitar el uso de estos archivos si utiliza un sistema de contabilidad computarizado y configura el sistema de recordatorio de pago de facturas en su programa de contabilidad.
  • Medios para almacenar los datos de la computadora de respaldo: Si lleva los libros en la computadora, asegúrese de hacer por lo menos una copia de seguridad de todos sus datos diariamente y guárdela en un lugar seguro – un lugar donde los datos no serán destruidos si hay un incendio. Una buena alternativa podría ser una pequeña caja fuerte contra incendios si su negocio no tiene una caja fuerte incorporada.

Cuándo conservar o descartar el papeleo

Verá que no toma mucho tiempo acumular mucho papel y no tener espacio para almacenarlo todo. Afortunadamente no todo tiene que ser guardado para siempre. Por lo general, cualquier cosa relacionada con las declaraciones de impuestos debe conservarse durante al menos tres años, pero una vez que haya pasado los tres años, el IRS no puede auditarlo a menos que sospeche de fraude. Así que usted puede deshacerse de la mayor parte de su papeleo una vez que tenga cuatro años de antigüedad.

Algunas excepciones incluyen a los empleados. Esos registros debe mantenerlos hasta que el empleado haya dejado el empleo de la compañía durante al menos tres años. El estatuto de limitaciones para la mayoría de las acciones que pueden ser presentadas por un ex-empleado es de tres años después de su partida.

En el cuarto año, podrá deshacerse de la mayor parte de su papeleo, pero es posible que desee conservar ciertos datos confidenciales por más tiempo. Cualquier información sobre los activos que todavía están en poder de la empresa debe conservarse. También debe conservar cualquier información sobre asuntos legales pendientes. Verifique con su abogado y su contador antes de destruir papeleo viejo y asegúrese de que no está tirando algo que podría ser necesario.

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