Cómo los débitos y créditos afectan sus informes financieros

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Por Lita Epstein

Para el propósito de los informes financieros, usted probablemente piensa en la palabra débito como una reducción en su efectivo. La mayoría de los no contadores ven los débitos sólo cuando son retirados de su cuenta bancaria. Es probable que los créditos tengan una connotación más positiva en su mente. Usted los ve con más frecuencia cuando devuelve un artículo y se acredita en su cuenta.

Olvídese de todo lo que cree que sabe sobre los débitos y los abonos! Usted va a tener que borrar estas suposiciones de su mente para entender la contabilidad de doble entrada, que es la base de la mayoría de la contabilidad hecha en el mundo de los negocios.

Tanto la contabilidad de caja como la de devengo utilizan este método, en el que se puede añadir o sustraer un crédito a una cuenta, dependiendo del tipo de cuenta. Lo mismo ocurre con los débitos; a veces se suman a una cuenta y a veces se restan de una cuenta.

Contabilidad por partida doble

Cuando compras algo, haces dos cosas: Usted recibe algo nuevo (por ejemplo, una silla) y tiene que renunciar a algo para obtenerlo (lo más probable es que dinero en efectivo o su línea de crédito). Las empresas que utilizan la contabilidad por partida doble muestran ambos lados de cada transacción en sus libros, y esos lados deben ser iguales.

Probablemente, al menos el 95 por ciento de las empresas en los Estados Unidos utilizan la contabilidad de partida doble, ya sea que utilicen el método de contabilidad de caja o el de devengo. Es la única forma en que un negocio puede estar seguro de que ha considerado ambos lados de cada transacción.

Por ejemplo, si una empresa compra material de oficina en efectivo, el valor de la cuenta de material de oficina aumenta, mientras que el valor de la cuenta de efectivo disminuye. Si la compañía compra $100 en suministros de oficina, así es como registra la transacción en sus libros:

En

este caso, el cargo aumenta el valor de la cuenta de suministros de oficina y disminuye el valor de la cuenta de efectivo. Ambas cuentas son cuentas de activos fijos, lo que significa que ambas cuentas representan cosas que la empresa posee y que se muestran en el balance. (El balance general es el estado financiero que proporciona una instantánea de los activos, pasivos y capital de los accionistas en una fecha determinada.)

Los activos se equilibran o se compensan con los pasivos (créditos contra el activo de la empresa por parte de los acreedores, como los préstamos) y el patrimonio neto (créditos contra el activo de la empresa, como las acciones en poder de los accionistas). La contabilidad por partida doble trata de equilibrar estos activos y créditos. De hecho, el balance de una empresa se desarrolla utilizando esta fórmula:

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

Cuentas de pérdidas y ganancias

Además de establecer cuentas para desarrollar el balance y realizar entradas en el sistema de contabilidad de doble entrada, las empresas deben establecer cuentas que utilizan para desarrollar la cuenta de resultados (también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias), que muestra los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo determinado.

El método de contabilidad de doble entrada afecta no sólo a la manera en que se introducen los activos y pasivos (cuentas de balance), sino también a la manera en que se introducen los ingresos y los gastos (cuentas de pérdidas y ganancias).

El efecto de los cargos y abonos en las ventas

Si usted es un gerente de ventas que sigue la evolución de su departamento durante el año, desea poder descifrar los débitos y los abonos. Si cree que ha encontrado un error, su capacidad para leer informes y comprender el impacto de los débitos y abonos es fundamental.

Por ejemplo, cada vez que piense que la declaración de ingresos no refleja con precisión el éxito de su departamento, tendrá que revisar los débitos y créditos para asegurarse de que sus ventas se han contabilizado correctamente. También debe tener en cuenta las otras cuentas, especialmente las cuentas de ingresos y gastos, que se utilizan para contabilizar las transacciones que afectan a su departamento.

Una entrada común que impacta tanto en el balance general como en la cuenta de resultados es la que hace un seguimiento de la cantidad de dinero que los clientes pagan por comprar el producto de la compañía. Si los clientes pagan $100, así es como se ve la entrada:

AccountDebitCreditCash$100Ingresos de ventas$100 En

este caso, tanto la cuenta de efectivo como la cuenta de ingresos de ventas aumentan. Uno aumenta utilizando un cargo y el otro aumenta utilizando un abono. Yikes – la contabilidad puede ser tan confusa!

El que una cuenta aumente o disminuya de un débito o un crédito depende del tipo de cuenta que sea. Haga una copia de esta tabla y añádala donde revise las cuentas de su departamento hasta que se familiarice con las diferencias:

CuentaDébitosAbonosActivosAumentosDisminucionesPasivosDisminucionesAumentosIncrementosIncrementosDisminucionesIncrementosExpensasIncrementosDisminuciones

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