Cómo los contables realizan el seguimiento de las compras con el diario de compras

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Las compras de productos que se venden a los clientes en una fecha posterior son un tipo clave de transacción no monetaria, registrada en el diario de compras de un tenedor de libros de negocios. Todos los negocios deben tener algo para vender, ya sea que lo fabriquen ellos mismos o que compren un producto terminado de alguna otra compañía. Las empresas suelen hacer estas compras a crédito de la empresa que fabrica el producto.

Las transacciones de compras compradas a crédito se registran primero en los libros de un contable en el diario de compras. Cada entrada en el diario de compras debe indicar el proveedor al que se realizó la compra, el número de factura del proveedor y el importe cargado.

En el diario de compras, se abona la cuenta Acreedores y se carga la cuenta Compras, lo que significa que ambas cuentas aumentan de valor. La cuenta de Cuentas por Pagar aumenta porque la compañía ahora debe más dinero a los acreedores, y la cuenta de Compras aumenta porque la cantidad gastada en bienes a vender aumenta.

El siguiente ejemplo muestra algunas transacciones de compra de tienda tal y como aparecen en el diario de compras de la empresa.

El primer punto de entrada para las compras a crédito es el diario de compras.

El diario de Compras en la figura tiene seis columnas de información:

  • Fecha: La fecha de la transacción.
  • Cuenta de acreedor acreditada: El nombre del proveedor al que se hicieron las compras.
  • PR (referencia del puesto): Donde la información sobre la transacción se publicará al final del mes. Esta información se rellena al final del mes cuando se realiza la contabilización en las cuentas del libro mayor. Si la entrada a contabilizar en las cuentas se resume y se totaliza en la parte inferior de la página, puede marcar la casilla de verificación junto a la entrada en la columna PR. Para las operaciones listadas en las columnas Crédito general o Débito general, se debe indicar un número de cuenta para la cuenta en la que se contabiliza la operación.
  • Número de factura: El número de factura para la compra asignada por el proveedor.
  • Débito de compras: Adiciones a la cuenta Compras.
  • Crédito de Cuentas por Pagar: Aumentos a la cuenta de Cuentas por Pagar.

Al final del mes, el contable puede sumar las columnas Compras y Acreedores y contabilizar los totales en las cuentas del libro mayor correspondientes. Si es necesario, puede consultar el diario de compras para obtener más detalles. Sin embargo, cada factura debe registrarse cuidadosamente en las cuentas de cada proveedor para que haya un total de facturas pendientes de pago para cada proveedor. De lo contrario, el contador no sabe quién y cuánto se debe.

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