Cómo evaluar el riesgo de control en los procedimientos de compra de su cliente

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Por Maire Loughran

Al evaluar el riesgo de control de compras, los auditores asumen que el riesgo de control se ve directamente afectado por la compra de controles internos establecidos por el negocio. El proceso de compras tiene un riesgo de control asociado a dos cuestiones generales: los pedidos realizados a proveedores ficticios y los pedidos realizados para uso personal.

Si no existen buenos controles sobre los distintos procesos de aprobación, los empleados podrían crear empresas ficticias con las que realizar pedidos inexistentes. A continuación, los pagos de los pedidos se devuelven directamente a los empleados a través de los proveedores ficticios.

Usted puede descubrir este tipo de transacciones fraudulentas de dos maneras:

  • Verificar la identificación del proveedor: Confirme que existe un proveedor abriendo una guía telefónica o haciendo una búsqueda en Internet. Sea particularmente sospechoso si nota facturas de proveedores con nombres de compañías que consisten sólo de iniciales o facturas que muestran sólo un apartado de correos (sin dirección física). Otra táctica es tratar de comparar las direcciones de los empleados con las direcciones de los proveedores.
  • Comprobación de las condiciones de pago y de servicio: Los términos mal definidos para los bienes o servicios facturados son distintivos de las transacciones ficticias. El empleado fraudulento utiliza este método para mantener los artículos en la orden vaga pero plausible de modo que una revisión rápida concluya que la orden parece aceptable. Por ejemplo, es mucho trabajo preparar muchas órdenes de compra pequeñas si la aprobación de desembolso en efectivo se establece en $250. Pero si el empleado pasa una orden de compra de $1,000 y luego paga la factura en incrementos de menos de $250, hay un aro menos que atravesar en el camino de desviar efectivo de la compañía para uso personal.

Mientras comprueba las transacciones de desembolso de efectivo, busque artículos que no tengan sentido para que la compañía los ordene. Por ejemplo, es poco probable que una empresa de reparto de flores necesite pedir ropa de cama y ropa de cama, por lo que si usted ve ese tipo de compra en una factura, debe preguntarse inmediatamente si es para uso comercial o personal.

Otro gran problema es que los empleados pueden llevarse a casa inventario legítimo o compras de equipo. Este tipo de fraude ocurre de muchas maneras diferentes. En una tienda de ropa al por menor, el empleado podía simplemente salir de la tienda al final del turno con la ropa puesta. Un empleado de recepción puede tomar los artículos directamente del contenedor de envío y esconderlos en bolsas de basura fuera de la puerta de la sala de recepción.

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