Cómo evaluar el riesgo de control de la gestión de inventario

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Por Maire Loughran

Cuando evalúe el riesgo de control de gestión de inventario de un cliente durante su auditoría, recuerde que los controles internos del negocio afectan directamente a ese riesgo. El proceso de gestión de inventario tiene un riesgo de control asociado con un problema importante: asegurarse de que todo el inventario en el balance existe realmente.

Una empresa debe contar con una segregación de funciones adecuada para que ninguna persona se ocupe por sí sola de todos o la mayoría de los aspectos de la autorización, preparación y pago de la transacción de inventario. La siguiente lista es un ejemplo de la adecuada segregación de tareas:

  • Inventario de compras: Los departamentos operativos o de producción que requieren inventario presentan solicitudes de pedido al departamento de compras para su aprobación. Cuando se aprueba una solicitud de pedido mediante compras, se proporciona un pedido al proveedor que suministra las mercancías. Los buenos controles internos dictan que los empleados que trabajan en el departamento de compras no deben manejar también el inventario.
  • Usando el inventario: Cada empresa es diferente, pero los departamentos de producción de fabricación suelen utilizar solicitudes de material que autorizan la liberación de materias primas de los almacenes de materias primas (o inventario de materias primas). El manual de políticas y procedimientos del cliente indicará el nivel de autoridad para las solicitudes de material. Los empleados que trabajan en el departamento de inventario no deberían tener autoridad para realizar pedidos ni trabajar en los departamentos que los realizan.
  • Cuidando el inventario: Los custodios físicos de cualquier tipo de inventario no deben tener acceso a los registros contables, incluidos los registros de inventario, los registros de contabilidad de costos o el libro mayor.

Esta separación de funciones es crucial si el cliente desea gestionar adecuadamente las dos circunstancias en las que normalmente se producen los errores de inventario y el fraude.

El objetivo de observar la realización del inventario físico de un cliente es asegurarse de que el balance de inventario es correcto. Para estar absolutamente seguro de que el inventario registrado realmente existe, aquí hay algunos procedimientos que usted debe emplear antes y durante su observación:

  • Reperformance: Seleccione y cuente las pilas del inventario del cliente y compare su conteo con el conteo del cliente. Si sus cifras se reconcilian materialmente con las cifras del cliente, todo está bien. Si no lo hacen, usted tiene que tomar muestras y revisar secciones adicionales del inventario.
  • Rastreo: Seleccione los documentos de envío y recepción de fin de año y sígalos hasta los estados financieros y los formularios de inventario del cliente. Al hacerlo, usted está verificando para asegurarse de que el cliente ha incluido apropiadamente todo el inventario.

Salvaguardar el inventario significa que el cliente establece procedimientos para prevenir y detectar el uso indebido del inventario, de modo que los estados financieros se ajusten y se presenten de manera justa para reflejar el robo u otro uso indebido. Recuerde, usted no está en la aplicación de la ley, y la forma en que la compañía maneja a sus empleados ladrones no es de su incumbencia. Su objetivo es asegurarse de que el balance de inventario es materialmente correcto. Aunque el recuento de inventario no protege el inventario del robo o la pérdida, si se realiza de forma eficaz y oportuna, evita una incorrecta declaración material de los saldos de las cuentas relacionadas con el inventario en los estados financieros.

Un cliente minorista puede tener diferentes medidas de control, como las siguientes:

  • Etiquetas antirrobo autoalarma: La etiqueta hace sonar una alarma cuando un ladrón intenta sacarla de la mercancía mientras está en la tienda o cuando sale de la tienda con la mercancía etiquetada.
  • Transacciones electrónicas de caja registradora (ECR): Impiden que un empleado llame a un producto por menos de su coste real.
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