Cómo empezar con el software de contabilidad

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Después de elegir el software de contabilidad que desea utilizar en su negocio, el trabajo duro se hace porque la configuración real del software de contabilidad probablemente le llevará menos tiempo que la investigación de sus opciones y la elección de su software.

QuickBooks, Simply Accounting Pro y Peachtree Accounting tienen buenos tutoriales de inicio para ayudarle a configurar los libros. QuickBooks incluso tiene una entrevista interactiva que hace preguntas sobre todos los aspectos de cómo quiere manejar su negocio y luego establece lo que necesitará en base a sus respuestas.

Instalar su programa de contabilidad

Los paquetes de software de contabilidad producen un número de ejemplos de Planes de Cuentas que aparecen automáticamente después de que usted elige el tipo de negocio que planea dirigir y sobre qué industria recae ese negocio. Comience con uno de los gráficos que ofrece el software, como puede ver en la siguiente imagen, y luego ajústelo a las necesidades de su negocio.

Como parte de la entrevista inicial en QuickBooks, el sistema genera un Plan de Cuentas basado en su tipo de negocio.

Una vez que aparece su Plan de Cuentas, los tres programas le piden que ingrese el nombre de la compañía, la dirección y los números de identificación fiscal para comenzar. Si usted opera como propietario único o su negocio se basa en una sociedad y no tiene un número de identificación fiscal federal para el negocio, puede usar su número de Seguro Social.

A continuación, se selecciona un período contable. Si el año calendario es su período contable, no tiene que cambiar nada. Pero si usted opera su negocio basado en otro período de 12 meses, como del 1 de septiembre al 31 de agosto, debe ingresar esa información.

Si no cambia su período contable para que coincida con la forma en que planea desarrollar sus estados financieros, entonces tiene que borrar el negocio del sistema y comenzar de nuevo.

Personalización de software de contabilidad para que se adapte a sus operaciones

Después de configurar su negocio utilizando el software de contabilidad, puede personalizarlo para que se adapte a las necesidades de su negocio. Por ejemplo, puede elegir el tipo de facturas y otros formularios comerciales que desea utilizar.

También es el momento de introducir información sobre sus cuentas bancarias y otros datos financieros clave (véase el siguiente gráfico). La cuenta bancaria principal de su empresa es la que debe utilizarse para la primera cuenta que aparece en su programa de software, Cash in Checking.

QuickBooks recopila información sobre sus cuentas bancarias como parte de la entrevista inicial para establecer un negocio.

Después de ingresar su información bancaria y otra información financiera, usted ingresa los datos exclusivos de su empresa. Si desea utilizar las características de presupuestación del programa, introduzca la información de presupuesto antes de introducir otros datos. A continuación, añada sus cuentas de acreedor y deudor para que cuando empiece a introducir operaciones, la información ya esté en el sistema.

Si tiene que hacer pagos o cobrar dinero de los clientes, asegúrese de ingresar esa información para que su sistema esté listo cuando llegue el momento de pagar las facturas o ingresar el pago de un cliente. Además, usted no quiere olvidar pagar una factura o cobrarle a un cliente!

Es posible que pueda importar datos sobre sus clientes, proveedores y empleados desde paquetes de software que esté utilizando actualmente para realizar un seguimiento de esa información, como Microsoft Excel o Access. Las instrucciones completas para importar datos vienen con el programa de software que elija.

No se preocupe por introducir todo en su sistema computarizado de inmediato. Todos los programas facilitan la adición de clientes, proveedores y empleados en cualquier momento.

Otra información recopilada incluye el tipo de método contable que utilizará, ya sea contabilidad de caja o de devengo. También es necesario introducir información sobre si se recaudan o no los impuestos sobre las ventas de los clientes y, en caso afirmativo, los tipos impositivos de los impuestos sobre las ventas.

Además, puede elegir un formato para sus facturas, configurar los datos de nómina y hacer los arreglos necesarios para pagar las facturas.

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